Shopware Angebotsanfrage konfigurieren

Im B2B-Handel beginnt der Kaufprozess selten mit einem direkten Klick auf „In den Warenkorb". Einkäufer vergleichen, verhandeln, holen interne Genehmigungen ein — und erwarten von ihrem Lieferanten, dass dieser Prozess digital und strukturiert abgebildet ist. Eine professionell konfigurierte Shopware Angebotsanfrage ist deshalb kein nettes Extra, sondern ein Wettbewerbsfaktor.

Schritt 1: Anforderungsanalyse — welchen Shopware Angebotsanfrage-Workflow brauchen Sie?

Bevor Sie konfigurieren, definieren Sie Ihren Prozess. Typische Varianten im B2B:

• Einfacher Anfrage-Button: Kunde klickt auf „Preis anfragen", füllt ein Formular aus, Anfrage landet per E-Mail beim Vertrieb. Schnell eingerichtet, aber keine digitale Nachverfolgung.
• Warenkorb-zu-Anfrage-Workflow: Kunde befüllt Warenkorb wie gewohnt, wählt dann „Als Anfrage senden" statt „Kaufen". Vollstrukturierte Produktliste in der Anfrage, Backend-Verwaltung inklusive.
• Vollständiger Verhandlungs-Workflow: Anfrage → Angebot mit Preisanpassung → Kundenkommentar → revidiertes Angebot → Angebotsannahme → Bestellung. Mehrere Iterationen, vollständige Versionshistorie.

Für Shopware Community Edition ohne Evolve-Lizenz empfehlen wir den Warenkorb-zu-Anfrage-Workflow mit dem Shopware Angebotsanfragen Plugin von Bronner Consulting.

Schritt 2: Plugin installieren und Grundkonfiguration vornehmen

Nach Erhalt des Plugin-Pakets per E-Mail von Bronner Consulting installieren Sie es über die Shopware-Administration:

1. Im Admin: Erweiterungen → Meine Erweiterungen → Erweiterung hochladen und das ZIP einbinden.
2. Klicken Sie auf Installieren.
3. Aktivieren Sie das Plugin nach der Installation mit dem Schalter in der Plugin-Liste.
4. Leeren Sie den Cache: Einstellungen → System → Caches & Indizes → Cache leeren.

Empfohlene Grundkonfiguration unter Einstellungen → Plugins → Angebotsanfragen:

• only_for_logged_in: true — Anfragen nur für eingeloggte Kunden
• cart_to_request_button: true — Warenkorb-Button „Als Anfrage senden"
• request_valid_days: 30 — Angebotsannahme-Frist in Tagen
• auto_assign_sales_rep: true — Automatische Zuweisung an Vertriebsmitarbeiter

Schritt 3: Workflow-Status definieren und konfigurieren

Ein guter Angebotsanfragen-Workflow arbeitet mit klar definierten Status. Konfigurieren Sie diese unter Angebotsanfragen → Workflow-Status:

Schritt 4: Warenkorb-Button für Shopware Angebotsanfrage einrichten

Die eleganteste Variante des Workflows platziert neben dem normalen „Kaufen"-Button einen zweiten Button „Als Anfrage senden":

1. Öffnen Sie die Plugin-Einstellungen und navigieren zu Button-Konfiguration.
2. Aktivieren Sie „Anfrage-Button im Warenkorb anzeigen".
3. Passen Sie den Button-Text an: „Als Anfrage senden" oder „Angebot anfragen".
4. Legen Sie fest, ob der Button nur für bestimmte Kundengruppen erscheint (Empfehlung: ja, nur B2B-Kunden).
5. Konfigurieren Sie das optionale Freitextfeld für Kundennotizen bei der Anfrage.

Schritt 5: Angebotsverwaltung im Admin-Backend konfigurieren

Nach der Installation erscheint in der Shopware-Administration ein neuer Menüpunkt „Angebotsanfragen". Richten Sie die Backend-Ansicht ein:

1. Gehen Sie zu Angebotsanfragen → Einstellungen → Listenansicht.
2. Aktivieren Sie die Spalten, die Ihr Vertriebsteam täglich braucht: Kunde, Firma, Artikel-Anzahl, Gesamtwert, Eingangsdatum, Zuständiger Mitarbeiter.
3. Richten Sie Filter ein: Nach Status, Eingang-Datum, Kundengruppe, zuständigem Mitarbeiter.
4. Aktivieren Sie „Neue Anfragen hervorheben" — unbearbeitete Anfragen werden farblich markiert.

Schritt 6: E-Mail-Templates für alle Workflow-Stationen anpassen

Jede Statusänderung im Workflow sollte automatisch eine E-Mail auslösen. Wichtige E-Mail-Trigger unter Einstellungen → E-Mail-Templates:

• Neue Anfrage (intern): Benachrichtigung an den Vertrieb bei eingehender Anfrage.
• Anfrage bestätigt (extern): Bestätigungs-E-Mail an den Kunden nach Eingang der Anfrage.
• Angebot gesendet (extern): E-Mail mit Angebotsübersicht und Link zum Kunden-Portal.
• Angebot abgelaufen (extern): Erinnerung, dass das Angebot demnächst abläuft.
• Angebot angenommen (intern): Benachrichtigung an Vertrieb und ggf. Lager.

Schritt 7: Angebot aus Shopware Angebotsanfrage erstellen — Schritt für Schritt im Backend

Wenn eine neue Anfrage eingegangen ist, bearbeitet der Vertriebsmitarbeiter sie wie folgt:

1. Öffnen Sie die Anfrage in Angebotsanfragen → Anfragen-Liste → Anfrage öffnen.
2. Klicken Sie auf „Angebot erstellen" — ein neues Formular öffnet sich mit den ursprünglichen Artikeln und Mengen des Kunden.
3. Passen Sie die Preise pro Position an.
4. Ergänzen Sie ggf. Positionen (z. B. Frachtkosten, Verpackungspauschale).
5. Setzen Sie das Gültigkeitsdatum (Empfehlung: 14–30 Tage).
6. Fügen Sie eine interne Notiz hinzu (nur für Vertrieb sichtbar).
7. Klicken Sie auf „Angebot senden" — der Kunde erhält automatisch die konfigurierte E-Mail.

Schritt 8: Angebot-zu-Bestellung-Konvertierung einrichten

Das Herzstück des Workflows: Wenn der Kunde das Angebot akzeptiert, soll daraus automatisch eine Bestellung entstehen.

1. Aktivieren Sie unter Angebotsanfragen → Einstellungen die Option „Angebot bei Annahme in Bestellung konvertieren".
2. Konfigurieren Sie die Zahlungsart für konvertierte Angebote (üblicherweise Rechnung für B2B).
3. Legen Sie fest, ob der Kunde beim Konvertieren noch die Lieferadresse bestätigen muss.
4. Aktivieren Sie die Bestellbestätigungs-E-Mail — diese unterscheidet sich vom normalen Checkout, da sie auf das vorherige Angebot verweist.

Schritt 9: Testen und Abnahme des Workflows

Führen Sie vor dem Go-live einen vollständigen Workflow-Test durch:

1. Anfrage stellen (als Testkunde): Befüllen Sie den Warenkorb und klicken Sie auf „Als Anfrage senden". Prüfen Sie: Ist die Bestätigungs-E-Mail angekommen? Erscheint die Anfrage im Backend?
2. Angebot erstellen (als Admin): Öffnen Sie die Anfrage, passen Sie einen Preis an und senden Sie das Angebot. Prüfen Sie: Hat der Testkunde die Angebots-E-Mail erhalten?
3. Angebot annehmen (als Testkunde): Klicken Sie im Kundenportal auf „Angebot annehmen". Prüfen Sie: Wurde eine Bestellung angelegt?
4. Ablauf-Test: Setzen Sie das Gültigkeitsdatum auf gestern und prüfen Sie, ob der Cronjob das Angebot als abgelaufen markiert.

FAQ: Shopware Angebotsanfrage konfigurieren

Brauche ich die Shopware Evolve Edition?

Nein. Shopware Evolve enthält eine native Angebotsfunktion, aber sie ist an die teure Evolve-Lizenz gebunden. Das Shopware Angebotsanfragen Plugin von Bronner Consulting liefert vergleichbare Kernfunktionen für alle Shopware-Editionen ab Community Edition.

Kann der Außendienst Angebote im Namen von Kunden erstellen?

Ja. Das Plugin unterstützt eine Sales-Rep-Funktion: Admin-Benutzer mit der Rolle „Vertriebsmitarbeiter" können in das Konto eines Kunden wechseln und in dessen Namen Angebote erstellen.

Wie viele Angebotsversionen können pro Anfrage verwaltet werden?

Unbegrenzt. Jede Preisanpassung durch den Vertrieb oder jeder Gegenvorschlag des Kunden erzeugt eine neue Angebotsversion. Alle Versionen bleiben mit Zeitstempel und zuständigem Mitarbeiter dokumentiert.

Wie lange müssen Angebotsunterlagen aufbewahrt werden?

Angebote, die zu einem Auftrag geführt haben, unterliegen der handelsrechtlichen Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren (§ 257 HGB). Das Plugin persistiert alle Angebotsdaten plugin-unabhängig in der Shopware-Datenbank.

Fazit & nächste Schritte

Ein strukturierter Angebotsanfragen-Workflow in Shopware 6 ist der direkte Weg von der manuellen E-Mail-Kommunikation zur digitalisierten Vertriebspipeline. Das Shopware Angebotsanfragen Plugin von Bronner Consulting setzt diesen Workflow vollständig um — kompatibel mit Shopware Community Edition.

Weiterführende Anleitungen:

• Shopware Preise ausblenden nach Login konfigurieren
• Shopware Mindestbestellwert pro Kundengruppe konfigurieren
• Shopware B2B-Registrierung freischalten — Anleitung
• Shopware Schnellbestellung CSV-Import einrichten
• Shopware B2B Suite Alternative — Plugin vs. B2B Components

Daniel Bronner

Shopware-Entwickler · Inhaber Bronner Consulting

Daniel Bronner entwickelt seit 6 Jahren Shopware-B2B-Plugins für mittelständische Distributoren. Mehr über Daniel